頭腦的價值在于創(chuàng)意而非記憶

—戴維·艾倫

我們的大腦每天都會產(chǎn)生大量的想法。在實(shí)際執(zhí)行過程中，你會發(fā)現(xiàn)很多的事項(xiàng)會被遺漏、任務(wù)執(zhí)行時會被新任務(wù)打斷、待辦過多分不清分不清輕重緩急… 各種各樣的問題冒出來，分散我們注意力，讓我們沒法把足夠的時間和精力花費(fèi)在真正的任務(wù)執(zhí)行上。

將「記憶」的事項(xiàng)交由應(yīng)用軟件幫我們處理，釋放我們的大腦，專注于處理更重要的創(chuàng)意工作。這也是 GTD 方法背后的核心原則。

所謂GTD，全稱是Getting Things Done，是由David Allen提出的一種高效的任務(wù)管理方法。它的核心理念是通過清晰的組織和處理方式來解決人們的日常任務(wù)，從而提高工作效率和減輕壓力。

GTD 工作法的五個核心步驟分別是：收集、整理、組織、回顧和執(zhí)行。隨著你關(guān)注的內(nèi)容增多，你的注意力會降低。而 GTD 的五步可以幫助我們，將大腦中的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到外部，將雜亂無章的事務(wù)轉(zhuǎn)化為有序的工作流程。

GTD的五個步驟：收集、整理、組織、回顧和執(zhí)行

GTD 的優(yōu)點(diǎn)和挑戰(zhàn)

GTD作為時間管理方法的一種，和其他的時間管理方法一樣，具有顯而易見的優(yōu)點(diǎn)，但也有其局限性。

GTD的優(yōu)點(diǎn)

步驟組織清晰，容易執(zhí)行：GTD的五個步驟幫助你清晰地組織和管理所有的任務(wù)，保證所以的任務(wù)不遺漏、可執(zhí)行。工作時更容易專注，進(jìn)入心流：我們需要將任務(wù)拆分為最小可執(zhí)行單位。在任務(wù)安排的時間段內(nèi)，你只選專注于一項(xiàng)任務(wù)，投入全部精力完成它。更合理的時間安排：GTD 強(qiáng)調(diào)對任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級排序與清單分類。你可以根據(jù)每天時間類型的劃分，優(yōu)先安排處理重要的事情。靈活性與全面性：GTD 適用于任何人，也不受行業(yè)限制。你可以利用它安排你生活的方方面面。

GTD的挑戰(zhàn)

系統(tǒng)需要投入時間與精力維護(hù)：GTD 并不是一勞永逸的方法。我們需要每天都投入精力與時間進(jìn)行定期維護(hù)，比如任務(wù)的整理、優(yōu)先級與清單的組織安排、定期的任務(wù)回顧… 有的人會覺得操作繁瑣而不能執(zhí)行，久而久之系統(tǒng)就開始混亂，難以執(zhí)行。可能導(dǎo)致信息過載：如果一次性收集太多內(nèi)容到 inbox 中，當(dāng)我們要進(jìn)行組織與整理的時候，會發(fā)現(xiàn)任務(wù)太多而難以執(zhí)行，反而降低效率。因此需要定期回顧，緩解任務(wù)堆積問題。過于關(guān)注任務(wù)的執(zhí)行，忽略生活的平衡：任務(wù)勾選完成會給我們帶來滿足感、成就感。所以我們開始使用 GTD 時，容易給自己排滿一天的任務(wù)，而忽略給自己預(yù)留生活的時間。人不是機(jī)器，如果我們每天只剩下任務(wù)，很快會感到生活的壓抑、枯燥，進(jìn)而缺乏精力與積極性。

雖然GTD有一些缺點(diǎn)，但它的優(yōu)點(diǎn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了這些缺點(diǎn)，特別是在提高工作效率和管理壓力方面。而且我們可以利用工具，降低 GTD 執(zhí)行時的難度，緩解它的缺點(diǎn)帶來的問題。一旦習(xí)慣并理解了這種方法，它將成為你生活和工作的強(qiáng)大工具。

利用 Notion 應(yīng)用 GTD 的五個步驟

市面上關(guān)于 GTD 的應(yīng)用有無數(shù)多個，Notion 是其中之一。我前前后后也對比使用過 Omnifocus、Microsolf Todo、滴答清單、Todoist… 這些應(yīng)用各有特色，但它們也各有其局限性。所以我的最終選擇是 Notion。因?yàn)?Notion 自由度高，我可以根據(jù)我的 GTD 運(yùn)作流程定制化頁面，實(shí)現(xiàn)收集、梳理、組織、回顧、執(zhí)行五個流程。

利用Notion應(yīng)用GTD的流程

① 收集任務(wù)

人腦遺忘想法的速度是相當(dāng)快的。在日常中，我們往往想起有一件事要去完成。但如果不立馬執(zhí)行，很快就會遺忘，所以需要應(yīng)該最小化想法收集的路徑?？梢詮摹?strong>收集到哪」和「如何收集」兩方面著手，降低記錄的操作壓力。

收集到哪：我們在為想法設(shè)置優(yōu)先級、歸屬清單時，需要耗費(fèi)我們的時間與精力，增加想法收集的阻力。所以我們需要設(shè)置「Inbox 收件箱」，提供了一個集中、方便、暫時的收集點(diǎn)，讓你能夠及時捕捉和記錄下所有的想法和任務(wù)，為后續(xù)的處理和安排提供了基礎(chǔ)。如何收集：在想法產(chǎn)生時，需要以最快速度記錄到個人應(yīng)用中。因?yàn)槲沂褂玫臅r Notion 進(jìn)行任務(wù)管理，「打開 Notion - 打開任務(wù)管理面板 - 新增任務(wù)」的無疑路徑太長，操作繁瑣。但好在 Mac 端我們可以用 Raycast 進(jìn)行快速記錄。移動端可以設(shè)置快捷指令，快速輸入任務(wù)內(nèi)容到 Notion ，甚至直接 Siri 語音創(chuàng)建任務(wù)。大大降低了任務(wù)收集的操作成本。實(shí)際操作：Mac端收集任務(wù)想法Mac上通過Raycast給Notion的數(shù)據(jù)庫添加任務(wù)實(shí)際操作：iPhone通過快捷指令收集任務(wù)想法iPhone 用快捷指令結(jié)合 Siri 添加任務(wù)

② 梳理任務(wù)

任務(wù)收集之后，需要對這些想法和任務(wù)進(jìn)行分類和分析，決定哪些需要立即處理，哪些可以稍后處理，以及哪些不需要處理。如果任務(wù)指向性不夠明確，還可以給任務(wù)添加上我們的想法與備注。

每天早上在所有工作開始之前，我會瀏覽一遍 Inbox 收件箱，快速判斷是否需要采取行動，以及行動的內(nèi)容是什么。對于需要執(zhí)行的任務(wù)，會進(jìn)入第三步「組織整理」。如果判斷任務(wù)是稍后處理的，就仍讓放置到 Inbox 中，等待下一輪的 Inbox 檢視。而確定不需要再處理的任務(wù)，需要立即刪除，釋放我們的 Inbox。

如果任務(wù)在評估時，判斷其難以直接執(zhí)行，那就可能需要將其轉(zhuǎn)換成「項(xiàng)目」，然后再進(jìn)行「任務(wù)細(xì)分」。比如設(shè)置任務(wù)「創(chuàng)作一條GTD任務(wù)管理的視頻」，實(shí)際在操作時發(fā)現(xiàn)它會包含很多不同環(huán)節(jié)的操作，無法在短時間內(nèi)完成。需要將其轉(zhuǎn)成一個「項(xiàng)目」，然后再細(xì)分任務(wù)重新放到收件箱中，比如「GTD相關(guān)資料研究」、「寫 GTD 視頻的腳本」、「進(jìn)行視頻的拍攝」、「GTD視頻的剪輯」、「視頻發(fā)布到各平臺」。

在Noiton的Inbox收件箱中梳理任務(wù)

③ 組織整理

第三個階段需要將「梳理」完成后的任務(wù)按照一定規(guī)則進(jìn)行整理，將任務(wù)分配到不同的項(xiàng)目清單中，確保每一個任務(wù)有明確的位置，并且進(jìn)行任務(wù)優(yōu)先級排序。

確定日期：為任務(wù)安排截止日期。在 Notion 中，可以利用 Database Buttion 快速將任務(wù)安排到今天。也可以在日期選擇器中安排其他的日期。如果害怕任務(wù)遺漏，可以很方便的添加 Remind 提醒。因?yàn)?Notion 和 Notion Calendar 相互關(guān)聯(lián)，任務(wù)也可以在日歷上同步顯示。方便我們進(jìn)行日歷的時間塊管理（具體內(nèi)容下一章展開說）。項(xiàng)目清單：根據(jù)使用習(xí)慣，我自己會將項(xiàng)目分為 Notion 任務(wù)、創(chuàng)作任務(wù)、工作任務(wù)、學(xué)習(xí)任務(wù)、生活任務(wù)五個清單。因?yàn)?Notion 任務(wù)可以同步到 Notion Calendar 中，配合不同的清單配色，可以將任務(wù)按不同清單直觀展示出來，將任務(wù)組織成可管理的形式，也極大的方便了任務(wù)的「回顧審查」。優(yōu)先級：在我的 Notion 中，我將任務(wù)劃分為「Polaris 最重要任務(wù)、P1 高優(yōu)先級、P2 中優(yōu)先級、P3 低優(yōu)先級、P4 無優(yōu)先級」。任務(wù)的優(yōu)先級需要結(jié)合我們的長期目標(biāo)進(jìn)行設(shè)置。對目標(biāo)具有促進(jìn)作用的任務(wù)為 P1、P2級，而與目標(biāo)低關(guān)聯(lián)或者無關(guān)聯(lián)的，我設(shè)置為P3、P4級。而 Polaris 為每天的北極星任務(wù)，與長期目標(biāo)相關(guān)最困難也是最重要的任務(wù)，一般每天只會設(shè)置一個。2分鐘任務(wù)：對于可以在2分鐘內(nèi)完成的任務(wù)，建議是跳過以上的組織整理流程，立即執(zhí)行完成。比如說，進(jìn)行話費(fèi)充值，或者回一條信息。

組織任務(wù)在 GTD 流程中，相對需要更多的時間與精力。它是保證你的任務(wù)列表與 GTD系統(tǒng)清晰、有序且易于管理的關(guān)鍵步驟。

在Notion中借助模板快速完成組織整理

實(shí)際操作

在我的 Noiton x GTD 系統(tǒng)中，我會為不同的項(xiàng)目清單預(yù)設(shè)模版，安排優(yōu)先級。比如 Notion 任務(wù)與自媒體創(chuàng)作任務(wù)預(yù)設(shè)了 P1、P2優(yōu)先級、工作任務(wù)預(yù)設(shè)了 P3、生活任務(wù)預(yù)設(shè)了 P4。這樣在進(jìn)行任務(wù)「組織整理」時，我只需選擇任務(wù)模版，這樣任務(wù)清單、對應(yīng) icon、優(yōu)先級都會帶入進(jìn)來，省去大量重復(fù)的設(shè)置操作。如果你需要更改任務(wù)的優(yōu)先級或者其他屬性，依然可以進(jìn)行操作。

④ 回顧階段

前文提到，如果任務(wù)堆積，會讓我們的 GTD 系統(tǒng)陷入混亂，難以運(yùn)行。所以我們需要定期對任務(wù)列表和任務(wù)進(jìn)度進(jìn)行回顧。

回顧的頻率：可以是每天、每周和每月進(jìn)行回顧。推薦每周至少進(jìn)行一次全面的回顧。回顧日歷表：Notion Calendar 可以以日、周、月維度展示，配合為不同的任務(wù)清單搭配不同的顏色，我們可以一眼在界面中看到各類型任務(wù)在每天、每周中的占比。如果我的長期目標(biāo)是在自媒體創(chuàng)作中取得成績，那可以通過日歷中色塊的多少來判斷我近期的任務(wù)是否往我的目標(biāo)上靠攏。這樣幫助我們評估，對不同清單的任務(wù)進(jìn)行時間和數(shù)量上的調(diào)整。清理和整理：清理過時和不再重要的任務(wù)，從任務(wù)列表中刪除；對已完成的任務(wù)，進(jìn)行狀態(tài)更改；對難以執(zhí)行的任務(wù)，重新進(jìn)行梳理，確認(rèn)是否需要轉(zhuǎn)為「項(xiàng)目」，進(jìn)一步細(xì)分任務(wù)。確認(rèn)目標(biāo)與調(diào)整優(yōu)先級：根據(jù)階段性不同，我們的目標(biāo)可能發(fā)生變更。所以在回顧階段，我們需要再一次確認(rèn)我們的短期目標(biāo)與長期目標(biāo)。再根據(jù)目標(biāo)，對任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級調(diào)整，確定下一步行動，以確保你的任務(wù)朝著實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方向前進(jìn)。

⑤ 執(zhí)行任務(wù)

執(zhí)行階段是將任務(wù)付諸實(shí)踐的階段。這一階段的目標(biāo)是根據(jù)你的任務(wù)列表逐步完成任務(wù)，確保按時完成，并在完成后更新任務(wù)狀態(tài)。

著重關(guān)注北極星任務(wù)：最重要且困難的任務(wù)，需要放在精力最充沛且時間充足的時間段進(jìn)行攻克。馬克·吐溫說：如果你一早起來就吞了一只活青蛙，那這一天就不會有更糟糕的事情發(fā)生了。所以我們要做的，就是先吞下這只青蛙。集中精力：在執(zhí)行任務(wù)之前，確保你有足夠的時間和精力專注于完成任務(wù)。避免在不同任務(wù)間跳來跳去，分散精力與時間。執(zhí)行2分鐘任務(wù)：對于2分鐘內(nèi)可以完成的任務(wù)，優(yōu)先且批量完成。更新任務(wù)狀態(tài)：任務(wù)完成后，及時對任務(wù)勾選完成，避免任務(wù)的堆積。意外情況處理：執(zhí)行任務(wù)過程中難以避免的會有計(jì)劃外的事情插入。既要考慮靈活的調(diào)整計(jì)劃，又要平衡不能因?yàn)橛?jì)劃的變化而失去動力，影響原有的安排。

Time Blocking是一種時間管理方法,通過將一天劃分為具體的時間塊,每個時間塊專注于完成特定的任務(wù)或活動,從而提高工作效率和專注度。我提前在 Notion Calendar 中根據(jù)自己的時間安排，為不同的時間段預(yù)留了任務(wù)時間，設(shè)置了顏色塊。這個方法可以幫助我們專注于一項(xiàng)任務(wù)，減少任務(wù)的切換，進(jìn)入深度工作。

Notion連接Noiton Calendar，同步任務(wù)

實(shí)際操作：

任務(wù)會通過 Notion 同步到 Noiton Calendar 中，可以快速定位到任務(wù)所應(yīng)歸屬的時間段。在 Mac 的工具欄條，可以看到當(dāng)前時間塊的任務(wù)、接下來的任務(wù)、明天的時間塊與任務(wù)。配合 Endel 番茄鐘進(jìn)入專注狀態(tài)。你只需要保證在番茄鐘時間段內(nèi)，不給打斷，就能專注且高效的執(zhí)行任務(wù)。

Notion的更多可能性

Notion的有趣之處在于，它不再局限一個個單獨(dú)的 App。比如滴答清單中的「四象限管理」與「習(xí)慣打卡」功能，十分的實(shí)用。所以我也在 Notion 中輕松的復(fù)刻了這兩個功能。并且還可以通過數(shù)據(jù)庫的 Formula，開發(fā)出更多有趣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與展示。

四象限管理法

艾森豪威爾矩陣，又稱艾森豪威爾時間管理法、四象限法則，是一種簡單實(shí)用的時間管理工具，可幫助人們提高工作效率，厘清工作重點(diǎn)。該方法由美國第34任總統(tǒng)德懷特·D·艾森豪威爾提出。在我們的 Notion 中，根據(jù)任務(wù)的截止日期與任務(wù)優(yōu)先級，可以將任務(wù)分為四個象限：

重要且緊急：這類任務(wù)對目標(biāo)與價值觀有重大影響，需要立即處理，不能拖延。重要不緊急：這類任務(wù)沒有緊迫的時間要求，但任務(wù)很重要，所以需要安排時間完成。不重要但緊急：這類任務(wù)對長期目標(biāo)影響不大，可以在精力低下的碎片時間完成，或者考慮委托他人完成。不重要不緊急：這類任務(wù)消耗時間，也對目標(biāo)影響沒有共享?？梢钥紤]盡量減少這類型的任務(wù)。設(shè)置不同 Filter 可將任務(wù)分為四象限

習(xí)慣追蹤

習(xí)慣追蹤，可以幫助我們記錄和監(jiān)控行為。長遠(yuǎn)來看，這項(xiàng)活動對于個人的發(fā)展和成長都有著重大的作用。

追蹤良性習(xí)慣：可以幫助我們提高意識，增強(qiáng)自我管理和執(zhí)行力，建立自律的生活。追蹤惡性習(xí)慣：目的時幫我們改善行為，轉(zhuǎn)向更為積極健康的生活。

在 Notion 中，通過數(shù)據(jù)庫建立的「習(xí)慣追蹤」面板。不再局限于追蹤的習(xí)慣數(shù)量，并且操作也是十分簡單，只需每天在對應(yīng)習(xí)慣列表上進(jìn)行勾選即可。我們可以設(shè)置每一個習(xí)慣每周想追蹤打卡的數(shù)量，比如去健身房運(yùn)動，每周去4趟。那可以在數(shù)據(jù)庫上進(jìn)行設(shè)置，結(jié)合 Fromula 完成進(jìn)度的統(tǒng)計(jì)，用進(jìn)度條可視化展示。還可以根據(jù)目標(biāo)打卡次數(shù)與當(dāng)前打卡次數(shù)，根據(jù)進(jìn)度用文案進(jìn)行提示。比如「? 本周未打」、「 進(jìn)展順利」、「? 進(jìn)程過半」、「 超額完成」。

Notion 數(shù)據(jù)庫的 Formular 讓數(shù)據(jù)庫展示更具可能性

總結(jié)

GTD是一種容易實(shí)施又靈活的時間管理方法。它的適用范圍廣泛，可以覆蓋到你生活的方方面面，幫助專注于任務(wù)，為大腦減負(fù)。但同時，一套系統(tǒng)的運(yùn)行需要長期的關(guān)注與維護(hù)。

借助工具 Notion，可以幫助我們把運(yùn)作GTD系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)降到最低。前期付出努力、投入時間，后期成為你每日生活管理的本能，為你安排一個穩(wěn)定有序的人生，絕對是物超所值。

最后，看一下我搭建的「Task Manager」管理面板頁吧。

在 Notion 中做 Task Manager

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網(wǎng)址: Notion x GTD 組合，打造高效的任務(wù)管理系統(tǒng) http://www.u1s5d6.cn/newsview348227.html