當(dāng)你渴望成長(zhǎng)、拓展和享受生活時(shí)，你就希望自己盡可能地高效起來(lái)。而有了這些選擇，我們就會(huì)在自己身上附加很多東西。所以，進(jìn)入多任務(wù)管理模式，提高你的工作效率。

毫無(wú)疑問，這始于一種我們想要完成、建立或?qū)崿F(xiàn)我們內(nèi)心/大腦中的一些東西。但如果我們不夠小心，很快就會(huì)被淹沒在各種工作之中，延遲結(jié)果的產(chǎn)生，而不是我們自以為會(huì)提高效率。

在我們討論如何提高工作效率之前，讓我們先弄清楚多任務(wù)處理是什么意思。正如你所知道的，同時(shí)管理多個(gè)任務(wù)實(shí)際上會(huì)降低你的工作效率。所以重點(diǎn)在于你對(duì)手頭任務(wù)的專注程度。如果你的注意力很分散，那么完成任何事情都需要花更長(zhǎng)的時(shí)間。

在億萬(wàn)富翁加里?凱勒(Gary Keller)的《一件事》(The One Thing)一書中，他說(shuō)：

“非凡的成功是循序漸進(jìn)的，而不是同時(shí)發(fā)生的?！?/p>

這意味你需要把注意力集中在少數(shù)重要的任務(wù)上，而不是瑣碎的許多任務(wù)上，這樣你才能夠?qū)崿F(xiàn)自己的目標(biāo)。

你要明白，“多任務(wù)處理”是指你不得不做的許多任務(wù)，而不是去同時(shí)做它們。本文將介紹我們應(yīng)該如何管理自己必須完成的多任務(wù)，以此在數(shù)量和質(zhì)量上提高效率，從而達(dá)到我們的期望值。

你承擔(dān)的項(xiàng)目越多，需要管理的任務(wù)就越多。這是很簡(jiǎn)單的一個(gè)道理，但也是一個(gè)關(guān)鍵所在。我們大多數(shù)人都會(huì)承擔(dān)很多事情，但卻對(duì)自己能夠完成的事情抱有不切實(shí)際的期望。

要知道，每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)有很多超出我們預(yù)測(cè)范圍之內(nèi)的細(xì)節(jié)。如果你不小心，就會(huì)被淹沒在你無(wú)法管理的任務(wù)中。

我二十多歲的時(shí)候就經(jīng)常這樣。覺得我所想的一切都是令人興奮的。于是，我涉獵了很多想法，但我在還沒有看到任何想要的結(jié)果時(shí)就開始繼續(xù)了下一個(gè)了。從外表上看，我可能是在“一心多用”，但實(shí)際上我并沒有達(dá)到任何我想要達(dá)到的目標(biāo)。

嘗試太多想法的缺點(diǎn)是，我開始認(rèn)為自己是一個(gè)做不好任何事情的人。如果你有過(guò)這樣的經(jīng)歷，你就會(huì)知道，當(dāng)你無(wú)法將它們中的任何一個(gè)完成時(shí)，它就會(huì)侵蝕你的信心。

所以第一個(gè)建議很重要，因?yàn)樗鼤?huì)影響你處理其他任務(wù)的能力。務(wù)必做出明智的選擇。

你很明白自己不可能做完所有的事情。但有沒有想過(guò)你的極限是什么？事實(shí)上，它比你想象的還要少，所以在你承擔(dān)任務(wù)之前務(wù)必做出明智地選擇，以便在你付出的時(shí)間里產(chǎn)生更大/多的成果。

我在創(chuàng)業(yè)初期的時(shí)候，大部分工作都是自己做的。但隨著我客戶量的增長(zhǎng)，我所承擔(dān)的任務(wù)也在增加。我等待它們完成的時(shí)間太長(zhǎng)了，以至于我的公司在這個(gè)過(guò)程中失去了增長(zhǎng)的機(jī)會(huì)。同時(shí)，它也給我個(gè)人造成了很大的壓力，影響了我的專注度，也影響了我成長(zhǎng)為更好的自己。我必須去關(guān)注那些能讓公司增長(zhǎng)的少數(shù)關(guān)鍵任務(wù)，必須明智地選擇要把時(shí)間花在什么上面。

一旦你專注了那些重要的少數(shù)任務(wù)，那么你要么就放棄其他任務(wù)，要么就需要把它們外包給別人。

專注于關(guān)鍵重要的事情，我的公司又開始了增長(zhǎng)，但我發(fā)現(xiàn)自己卻被埋在了更多的任務(wù)之中。

隨著你工作效率的提高，你的待辦事項(xiàng)肯定會(huì)隨之增加。很明顯，我沒辦法同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)來(lái)擺脫這個(gè)困境并保持發(fā)展。所以我開始建立我的外包團(tuán)隊(duì)，我可以把自己不斷增長(zhǎng)的細(xì)節(jié)業(yè)務(wù)外包給他們。

這是一個(gè)很重要的建議，因?yàn)槲覀冎械暮芏嗳藦膩?lái)不尋求幫助。因?yàn)楫?dāng)我們還是一個(gè)員工，為他人工作的時(shí)候，我們總是證明自己能做到這一切。

但如果你擁有自己的企業(yè)，你又會(huì)認(rèn)為你負(fù)擔(dān)不起這部分預(yù)算。所以，你才會(huì)埋頭于細(xì)節(jié)之中，閱讀有關(guān)于多任務(wù)處理的文章，希望能給你提供一些建議，以此來(lái)幫助你在已經(jīng)超負(fù)荷的日程安排中完成更多工作。

隨著越來(lái)越多的人才進(jìn)入零工經(jīng)濟(jì)，將工作委托和外包給優(yōu)秀的承包商也變得非常容易了。在我的公司，幾乎每天都會(huì)有一些業(yè)務(wù)外包出去。你必須明白，并不是什么事情都需要你自己去做的；你甚至可以外包整個(gè)企業(yè)生態(tài)鏈，而且成本比你想象的要低得多。

此外，承擔(dān)全部的工作而不是外包，反而會(huì)讓你損失更多的成本。通過(guò)外包工作，你可以重新集中精力去管理那些重要任務(wù)的列表，而這些任務(wù)可以將指針指向你想要的結(jié)果。

我比較喜歡把我的行動(dòng)項(xiàng)目記在腦子里，直到它寫滿了，我才會(huì)把它寫在我的日記或附近的便利貼上。但隨著時(shí)間的推移，這些想法和待辦事項(xiàng)會(huì)逐漸消失，迫使我不得不對(duì)每天出現(xiàn)的任何事情做出即時(shí)反應(yīng)。當(dāng)然，這并不是一件好事。

所以我需要一種更好的方法來(lái)管理我不斷增長(zhǎng)的任務(wù)列表，并保持精力集中處理。我的一個(gè)合作商一直在使用Trello來(lái)管理客戶的項(xiàng)目，所以我也決定用它來(lái)存儲(chǔ)我的待辦事項(xiàng)列表。
怎么說(shuō)呢，Trello還是很不錯(cuò)的，因?yàn)樗莒`活。你可以隨意創(chuàng)建上面的“看板”。不管是為客戶、項(xiàng)目、團(tuán)隊(duì)乃至你自己。

在這個(gè)看板內(nèi)，你還可以創(chuàng)建“列表”。 我的團(tuán)隊(duì)通常會(huì)根據(jù)優(yōu)先級(jí)級(jí)別來(lái)創(chuàng)建任務(wù)列表，比如“高優(yōu)先級(jí)”、“中等優(yōu)先級(jí)”和“低優(yōu)先級(jí)”。

而對(duì)我來(lái)說(shuō)最有效的方法是根據(jù)時(shí)間列出清單。我的清單上會(huì)標(biāo)有“今天”、“本周”、“本月”、“本季度”、“今年”和“未來(lái)”。之后我會(huì)根據(jù)需要關(guān)注的時(shí)間將產(chǎn)品和任務(wù)從這些不同的列表中移進(jìn)移出。

我還在我的看板上創(chuàng)建了一個(gè)列表，上面寫著“大腦轉(zhuǎn)存”，每當(dāng)我的腦子里寫滿事項(xiàng)后，我就可以快速的打開那個(gè)看板，轉(zhuǎn)存我的想法或待辦事項(xiàng)，然后將它們拖到相應(yīng)的列表中。

在列表中，你還可以創(chuàng)建“卡片”。它允許你創(chuàng)建檢查列表、截止日期、描述和注釋等。其實(shí)就跟你用X-MIND做出的樹狀圖一樣，不過(guò)在于方便便捷且易于查看和存儲(chǔ)。雖然我沒有使用Trello的所有功能，但我覺得它能幫助我組織關(guān)于特定任務(wù)的想法，并在出現(xiàn)更多想法或項(xiàng)目時(shí)繼續(xù)添加就已經(jīng)足夠了。

如果你想管理多個(gè)任務(wù)，有一個(gè)地方收集、組織和管理你的想法和待辦事項(xiàng)是至關(guān)重要的。

當(dāng)你管理你的待辦事項(xiàng)清單時(shí)，就會(huì)看到很多類似的活動(dòng)，這樣你就可以把它們集中在一起，然后“批量”完成。

在我創(chuàng)業(yè)的最初幾個(gè)月，我會(huì)一直做所有的事情。因?yàn)槲蚁胍宄總€(gè)細(xì)節(jié)，并對(duì)緊急的事情做出反應(yīng)。但是隨著工作的繼續(xù)，我發(fā)現(xiàn)某些類型的工作需要特定類型的注意力和精力。比如回復(fù)電子郵件跟發(fā)布一個(gè)社交帖子是不同的，而更新Trello卡片又不同于花時(shí)間進(jìn)行愿景和規(guī)劃。

在這里，多任務(wù)處理模式的好處就顯現(xiàn)出來(lái)了，它會(huì)將類似的任務(wù)集中到一個(gè)緊湊的時(shí)間框架中，這樣你就可以分配精力去完成更多特定類型的任務(wù)了。

多任務(wù)處理是一種強(qiáng)有力的做法。你可以將一種類型的任務(wù)和另一種歸類，然后分批開始。目標(biāo)是增加產(chǎn)量，減少中斷。

干擾是影響工作效率的最大殺手之一。多任務(wù)處理無(wú)法與持續(xù)的中斷相匹配，而通信可能是造成這種生產(chǎn)率下降的主要原因之一。無(wú)論你是在辦公室和他人一起工作，還是獨(dú)自在家，或是有一個(gè)團(tuán)隊(duì)，這都是適用的。

隨著我們團(tuán)隊(duì)的成長(zhǎng)，我們必須每天圍繞項(xiàng)目和想法進(jìn)行溝通。但討論卻常常從高效中被抽離。原因很簡(jiǎn)單，我每天要花一到兩個(gè)小時(shí)來(lái)回復(fù)電子郵件、短信、社交軟件等等。

雖然我們已經(jīng)不斷的簡(jiǎn)化溝通，但是我發(fā)現(xiàn)自己每小時(shí)還是會(huì)被卷入一些聊天話題中，手機(jī)上的通知也在不斷在提醒。我意識(shí)到，如果我陷入這個(gè)泥潭，那我就不能把注意力集中在重要的人/事上面了，所以我必須為自己和我的團(tuán)隊(duì)在如何以及何時(shí)使用這些溝通工具方面創(chuàng)造一些界限。

給你生活中的人設(shè)定界限，讓他們知道你什么時(shí)候有空，什么時(shí)候你會(huì)回應(yīng)他們的交流。在工作時(shí)間關(guān)閉手機(jī)上的推送通知或?qū)⑹謾C(jī)設(shè)置為飛行模式。并不是說(shuō)你需要一整天都聯(lián)系不上。只是在你需要集中注意力的時(shí)候保護(hù)自己的這段時(shí)間。

我在與客戶會(huì)面結(jié)束后批量處理所有工作的一項(xiàng)技巧是：打開電腦上的所有工具和選項(xiàng)卡，以便快速的完成任務(wù)。事后看來(lái)，這可能很簡(jiǎn)單，但有時(shí)當(dāng)我們要處理所有的任務(wù)時(shí)，我們就會(huì)以瘋狂的速度從一個(gè)任務(wù)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)任務(wù)，并且不允許自己有時(shí)間做好準(zhǔn)備去進(jìn)入工作。

就我而言，多花了幾分鐘時(shí)間準(zhǔn)備，卻節(jié)省了我二十分鐘的時(shí)間。

如果你要管理多個(gè)任務(wù)，那么提前準(zhǔn)備這些任務(wù)將會(huì)提高你的效率。

在我之前寫的文章中，我談到了營(yíng)養(yǎng)對(duì)增強(qiáng)記憶的重要性。同樣，營(yíng)養(yǎng)也會(huì)影響工作表現(xiàn)和工作效率。

隨著創(chuàng)業(yè)公司的發(fā)展，我的時(shí)間越來(lái)越緊張，我發(fā)現(xiàn)自己喝了更多的咖啡，吃了更多不健康的零食，吃了更少營(yíng)養(yǎng)的食物。我也發(fā)現(xiàn)自己開始快樂的時(shí)間提前了一個(gè)小時(shí)，只是為了逃避腦海中所有的細(xì)節(jié)。

隨著時(shí)間的推移，我的身體被打上了結(jié)。我的睡眠時(shí)間被打亂了，注意力被分散了。放下咖啡，享受快樂時(shí)光，做一些更積極主動(dòng)的備餐工作，這些都能讓我重新回到身體和頭腦中去，幫助我更好地完成每天必須完成的任務(wù)。

營(yíng)養(yǎng)不是多任務(wù)管理的常見秘訣，但是如果你想提高工作效率，這是非常必要的。

我發(fā)現(xiàn)自己在不停地工作。事業(yè)心強(qiáng)是件好事，但是，我發(fā)現(xiàn)如果不休息一下，我就會(huì)在某一瞬間感到疲憊不堪。

我也注意到，當(dāng)我真的下班休息后，我的頭腦就會(huì)放松，為新的靈感和能量打開空間，讓我重新集中精力，完成我需要處理的少數(shù)重要任務(wù)。

這就是為什么安排停機(jī)時(shí)間很重要。同樣，這也不是常見的多任務(wù)處理建議，但是對(duì)于我們這些想要改變生活的人來(lái)說(shuō)，我們理解并欣賞一種整體的方法來(lái)提高效率。

正如大多數(shù)人認(rèn)為的那樣，一心多用其實(shí)就是太忙了。但是，按順序而不是同時(shí)地管理那些至關(guān)重要的少數(shù)任務(wù)，會(huì)讓你獲得那種能把你帶到你想去的地方的工作效率。

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