當你渴望成長、拓展和享受生活時，你就希望自己盡可能地高效起來。而有了這些選擇，我們就會在自己身上附加很多東西。所以，進入多任務管理模式，提高你的工作效率。

毫無疑問，這始于一種我們想要完成、建立或實現我們內心/大腦中的一些東西。但如果我們不夠小心，很快就會被淹沒在各種工作之中，延遲結果的產生，而不是我們自以為會提高效率。

在我們討論如何提高工作效率之前，讓我們先弄清楚多任務處理是什么意思。正如你所知道的，同時管理多個任務實際上會降低你的工作效率。所以重點在于你對手頭任務的專注程度。如果你的注意力很分散，那么完成任何事情都需要花更長的時間。

在億萬富翁加里?凱勒(Gary Keller)的《一件事》(The One Thing)一書中，他說：

“非凡的成功是循序漸進的，而不是同時發(fā)生的。”

這意味你需要把注意力集中在少數重要的任務上，而不是瑣碎的許多任務上，這樣你才能夠實現自己的目標。

你要明白，“多任務處理”是指你不得不做的許多任務，而不是去同時做它們。本文將介紹我們應該如何管理自己必須完成的多任務，以此在數量和質量上提高效率，從而達到我們的期望值。

你承擔的項目越多，需要管理的任務就越多。這是很簡單的一個道理，但也是一個關鍵所在。我們大多數人都會承擔很多事情，但卻對自己能夠完成的事情抱有不切實際的期望。

要知道，每個項目都會有很多超出我們預測范圍之內的細節(jié)。如果你不小心，就會被淹沒在你無法管理的任務中。

我二十多歲的時候就經常這樣。覺得我所想的一切都是令人興奮的。于是，我涉獵了很多想法，但我在還沒有看到任何想要的結果時就開始繼續(xù)了下一個了。從外表上看，我可能是在“一心多用”，但實際上我并沒有達到任何我想要達到的目標。

嘗試太多想法的缺點是，我開始認為自己是一個做不好任何事情的人。如果你有過這樣的經歷，你就會知道，當你無法將它們中的任何一個完成時，它就會侵蝕你的信心。

所以第一個建議很重要，因為它會影響你處理其他任務的能力。務必做出明智的選擇。

你很明白自己不可能做完所有的事情。但有沒有想過你的極限是什么？事實上，它比你想象的還要少，所以在你承擔任務之前務必做出明智地選擇，以便在你付出的時間里產生更大/多的成果。

我在創(chuàng)業(yè)初期的時候，大部分工作都是自己做的。但隨著我客戶量的增長，我所承擔的任務也在增加。我等待它們完成的時間太長了，以至于我的公司在這個過程中失去了增長的機會。同時，它也給我個人造成了很大的壓力，影響了我的專注度，也影響了我成長為更好的自己。我必須去關注那些能讓公司增長的少數關鍵任務，必須明智地選擇要把時間花在什么上面。

一旦你專注了那些重要的少數任務，那么你要么就放棄其他任務，要么就需要把它們外包給別人。

專注于關鍵重要的事情，我的公司又開始了增長，但我發(fā)現自己卻被埋在了更多的任務之中。

隨著你工作效率的提高，你的待辦事項肯定會隨之增加。很明顯，我沒辦法同時處理多項任務來擺脫這個困境并保持發(fā)展。所以我開始建立我的外包團隊，我可以把自己不斷增長的細節(jié)業(yè)務外包給他們。

這是一個很重要的建議，因為我們中的很多人從來不尋求幫助。因為當我們還是一個員工，為他人工作的時候，我們總是證明自己能做到這一切。

但如果你擁有自己的企業(yè)，你又會認為你負擔不起這部分預算。所以，你才會埋頭于細節(jié)之中，閱讀有關于多任務處理的文章，希望能給你提供一些建議，以此來幫助你在已經超負荷的日程安排中完成更多工作。

隨著越來越多的人才進入零工經濟，將工作委托和外包給優(yōu)秀的承包商也變得非常容易了。在我的公司，幾乎每天都會有一些業(yè)務外包出去。你必須明白，并不是什么事情都需要你自己去做的；你甚至可以外包整個企業(yè)生態(tài)鏈，而且成本比你想象的要低得多。

此外，承擔全部的工作而不是外包，反而會讓你損失更多的成本。通過外包工作，你可以重新集中精力去管理那些重要任務的列表，而這些任務可以將指針指向你想要的結果。

我比較喜歡把我的行動項目記在腦子里，直到它寫滿了，我才會把它寫在我的日記或附近的便利貼上。但隨著時間的推移，這些想法和待辦事項會逐漸消失，迫使我不得不對每天出現的任何事情做出即時反應。當然，這并不是一件好事。

所以我需要一種更好的方法來管理我不斷增長的任務列表，并保持精力集中處理。我的一個合作商一直在使用Trello來管理客戶的項目，所以我也決定用它來存儲我的待辦事項列表。
怎么說呢，Trello還是很不錯的，因為它很靈活。你可以隨意創(chuàng)建上面的“看板”。不管是為客戶、項目、團隊乃至你自己。

在這個看板內，你還可以創(chuàng)建“列表”。 我的團隊通常會根據優(yōu)先級級別來創(chuàng)建任務列表，比如“高優(yōu)先級”、“中等優(yōu)先級”和“低優(yōu)先級”。

而對我來說最有效的方法是根據時間列出清單。我的清單上會標有“今天”、“本周”、“本月”、“本季度”、“今年”和“未來”。之后我會根據需要關注的時間將產品和任務從這些不同的列表中移進移出。

我還在我的看板上創(chuàng)建了一個列表，上面寫著“大腦轉存”，每當我的腦子里寫滿事項后，我就可以快速的打開那個看板，轉存我的想法或待辦事項，然后將它們拖到相應的列表中。

在列表中，你還可以創(chuàng)建“卡片”。它允許你創(chuàng)建檢查列表、截止日期、描述和注釋等。其實就跟你用X-MIND做出的樹狀圖一樣，不過在于方便便捷且易于查看和存儲。雖然我沒有使用Trello的所有功能，但我覺得它能幫助我組織關于特定任務的想法，并在出現更多想法或項目時繼續(xù)添加就已經足夠了。

如果你想管理多個任務，有一個地方收集、組織和管理你的想法和待辦事項是至關重要的。

當你管理你的待辦事項清單時，就會看到很多類似的活動，這樣你就可以把它們集中在一起，然后“批量”完成。

在我創(chuàng)業(yè)的最初幾個月，我會一直做所有的事情。因為我想要弄清楚每個細節(jié)，并對緊急的事情做出反應。但是隨著工作的繼續(xù)，我發(fā)現某些類型的工作需要特定類型的注意力和精力。比如回復電子郵件跟發(fā)布一個社交帖子是不同的，而更新Trello卡片又不同于花時間進行愿景和規(guī)劃。

在這里，多任務處理模式的好處就顯現出來了，它會將類似的任務集中到一個緊湊的時間框架中，這樣你就可以分配精力去完成更多特定類型的任務了。

多任務處理是一種強有力的做法。你可以將一種類型的任務和另一種歸類，然后分批開始。目標是增加產量，減少中斷。

干擾是影響工作效率的最大殺手之一。多任務處理無法與持續(xù)的中斷相匹配，而通信可能是造成這種生產率下降的主要原因之一。無論你是在辦公室和他人一起工作，還是獨自在家，或是有一個團隊，這都是適用的。

隨著我們團隊的成長，我們必須每天圍繞項目和想法進行溝通。但討論卻常常從高效中被抽離。原因很簡單，我每天要花一到兩個小時來回復電子郵件、短信、社交軟件等等。

雖然我們已經不斷的簡化溝通，但是我發(fā)現自己每小時還是會被卷入一些聊天話題中，手機上的通知也在不斷在提醒。我意識到，如果我陷入這個泥潭，那我就不能把注意力集中在重要的人/事上面了，所以我必須為自己和我的團隊在如何以及何時使用這些溝通工具方面創(chuàng)造一些界限。

給你生活中的人設定界限，讓他們知道你什么時候有空，什么時候你會回應他們的交流。在工作時間關閉手機上的推送通知或將手機設置為飛行模式。并不是說你需要一整天都聯系不上。只是在你需要集中注意力的時候保護自己的這段時間。

我在與客戶會面結束后批量處理所有工作的一項技巧是：打開電腦上的所有工具和選項卡，以便快速的完成任務。事后看來，這可能很簡單，但有時當我們要處理所有的任務時，我們就會以瘋狂的速度從一個任務轉移到另一個任務，并且不允許自己有時間做好準備去進入工作。

就我而言，多花了幾分鐘時間準備，卻節(jié)省了我二十分鐘的時間。

如果你要管理多個任務，那么提前準備這些任務將會提高你的效率。

在我之前寫的文章中，我談到了營養(yǎng)對增強記憶的重要性。同樣，營養(yǎng)也會影響工作表現和工作效率。

隨著創(chuàng)業(yè)公司的發(fā)展，我的時間越來越緊張，我發(fā)現自己喝了更多的咖啡，吃了更多不健康的零食，吃了更少營養(yǎng)的食物。我也發(fā)現自己開始快樂的時間提前了一個小時，只是為了逃避腦海中所有的細節(jié)。

隨著時間的推移，我的身體被打上了結。我的睡眠時間被打亂了，注意力被分散了。放下咖啡，享受快樂時光，做一些更積極主動的備餐工作，這些都能讓我重新回到身體和頭腦中去，幫助我更好地完成每天必須完成的任務。

營養(yǎng)不是多任務管理的常見秘訣，但是如果你想提高工作效率，這是非常必要的。

我發(fā)現自己在不停地工作。事業(yè)心強是件好事，但是，我發(fā)現如果不休息一下，我就會在某一瞬間感到疲憊不堪。

我也注意到，當我真的下班休息后，我的頭腦就會放松，為新的靈感和能量打開空間，讓我重新集中精力，完成我需要處理的少數重要任務。

這就是為什么安排停機時間很重要。同樣，這也不是常見的多任務處理建議，但是對于我們這些想要改變生活的人來說，我們理解并欣賞一種整體的方法來提高效率。

正如大多數人認為的那樣，一心多用其實就是太忙了。但是，按順序而不是同時地管理那些至關重要的少數任務，會讓你獲得那種能把你帶到你想去的地方的工作效率。

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