繼上次的的《編制進(jìn)度計(jì)劃、保存基準(zhǔn)》繼續(xù)講解如何對計(jì)劃進(jìn)行執(zhí)行和監(jiān)控。

計(jì)劃執(zhí)行即：反饋實(shí)際進(jìn)度、反饋工作消耗（本文只考慮工時(shí)，不考慮成本）、提出計(jì)劃變更請求。如果你的企業(yè)實(shí)施了專門的PM系統(tǒng)，那么這些工作應(yīng)該是各個(gè)執(zhí)行人員分頭反饋，但是如果用Project，那么就得勞駕項(xiàng)目經(jīng)理同志去挨個(gè)手動(dòng)填寫了，哈哈苦B的項(xiàng)目經(jīng)理！

計(jì)劃監(jiān)控有許多種方式，針對不通過的項(xiàng)目角色，可以提供不同的計(jì)劃監(jiān)控圖表，特別是在項(xiàng)目組合管理中，更是繁多。本文只考慮單項(xiàng)目管理，用Project可以做到的計(jì)劃監(jiān)控，無非就是進(jìn)度監(jiān)控和資源監(jiān)控。其實(shí)這兩個(gè)，也是做重要的。

好了，就此開始：

1.執(zhí)行

1.1 單個(gè)任務(wù)執(zhí)行

在一般情況下，需要對項(xiàng)目正在執(zhí)行的每個(gè)任務(wù)進(jìn)行定期更新。

需要在Project中加入“完成百分比”、“實(shí)際工期”、“工時(shí)完成百分比”、“工時(shí)”、“實(shí)際工時(shí)”這些列。其實(shí)這里的“完成百分比”就是工期完成百分比。

更新任務(wù)時(shí)，一般需要在“完成百分比”中輸入實(shí)際的百分比，然后Project會(huì)自動(dòng)計(jì)算實(shí)際工期、實(shí)際工時(shí)和工時(shí)完成百分比。

這里需要注意：Project自動(dòng)將“完成百分比”和“工時(shí)完成百分比”想關(guān)聯(lián)，即Project默認(rèn)為，經(jīng)過了多少工期，就相當(dāng)于完成了多少工作量。但有時(shí)候不是這樣的，就需要去掉這個(gè)關(guān)聯(lián)。在Project 的“選項(xiàng) - 日程”中，去掉“”的勾選即可實(shí)現(xiàn)分離。

分離之后，工期和工時(shí)將沒有關(guān)系，需要自己手動(dòng)填寫。

1.2 整體更新項(xiàng)目進(jìn)展

在極少數(shù)的理想情況下，項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度和項(xiàng)目計(jì)劃的進(jìn)度一樣，則可以使用統(tǒng)一更新的功能。

在Project 2010中可在“項(xiàng)目 - 更新項(xiàng)目”菜單中打開這一功能：

更新后，項(xiàng)目的時(shí)間線也會(huì)隨之變化，而且相關(guān)的各個(gè)任務(wù)都會(huì)按照理想的狀態(tài)更新進(jìn)度和資源情況。

1.3 提出計(jì)劃變更

提出計(jì)劃變更很簡單，只需要修改計(jì)劃的工期即可。這可能會(huì)給后置任務(wù)帶來影響，至于如何識(shí)別以及處理這些影響，我們下文介紹。

2. 監(jiān)控

2.1 監(jiān)控進(jìn)度

對于當(dāng)前進(jìn)度的簡單監(jiān)控，在默認(rèn)的甘特圖視圖中查看即可。其實(shí)對進(jìn)度監(jiān)控的主要工作還是監(jiān)控計(jì)劃變更。

2.2 監(jiān)控變更

2.2.1 查看“總浮時(shí)”，保證項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的合理性：

在編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)已經(jīng)提到，由于里程碑的約束，可能會(huì)導(dǎo)致任務(wù)的“總浮時(shí)”為負(fù)值。這里也一樣，任務(wù)的工期可能因?yàn)樽兏恍薷模抢锍瘫鞘芗s束的，不會(huì)變。

如果出現(xiàn)了以上情況，就說明項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃由于變更而不再合理，需要調(diào)整。

如何調(diào)整在上文中已經(jīng)提到，可以去參考：http://www.cnblogs.com/wangfupeng1988/p/3647166.html

2.2.2 用比較基準(zhǔn)：

進(jìn)入【跟蹤甘特圖】視圖，可以看到右側(cè)甘特圖中有兩層

其中，上層是實(shí)際的計(jì)劃，下層是之前保存的比較基準(zhǔn)。通過這里比較，就可以看到，當(dāng)前實(shí)際的計(jì)劃和之前保存的基準(zhǔn)有什么差異。

當(dāng)然，如果想看具體的數(shù)據(jù)，可以把基準(zhǔn)的數(shù)據(jù)添加到列中。如要看完成時(shí)間的差異，可以這樣看：

從上圖中看到，時(shí)間差異是負(fù)值，說明計(jì)劃將提前完成。如果這里的差異是正數(shù)，那么就要小心了，計(jì)劃可能要延期。

2.3 監(jiān)控資源

監(jiān)控資源可以通過【資源使用狀況】和【任務(wù)分配狀況】兩個(gè)視圖進(jìn)行查看。

在【資源使用狀況】中，添加“實(shí)際工時(shí)”和“累計(jì)工時(shí)”兩列

就可以查看一個(gè)資源在不同工作下的分配工時(shí)、實(shí)際工時(shí)和累計(jì)工時(shí)，效果如下：

在【工作分配狀況】視圖中，也可以查看每個(gè)任務(wù)的分配工時(shí)、實(shí)際工時(shí)和累計(jì)工時(shí)。

這兩個(gè)視圖，其實(shí)從不同的維度來統(tǒng)計(jì)資源消耗，一個(gè)是從資源角度，一個(gè)是從工作分解結(jié)構(gòu)的角度。

3. 總結(jié)：

Project是一個(gè)很強(qiáng)大的軟件，功能很多，本文只介紹了它最常用最有效的功能。根據(jù)8/2原則，這20%的功能，即可解決工作中80%的問題。

希望大家，尤其是各位項(xiàng)目經(jīng)理，善用這個(gè)工具。

另外，微軟Office中的word、excel、ppt已經(jīng)被金山WPS翻版的很成功了，而工作中常用的Project和visio至今都沒見著，很遺憾。

后期我可能會(huì)嘗試做一個(gè)Project的PM軟件，做BS、分角色的，也很期待各位同仁有興趣者能做出一個(gè)給大家提供幫助。

Project的簡單分析先到這里吧，以后若有時(shí)間再針對一些Project的知識(shí)另作分享！

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網(wǎng)址: 如何有效使用Project（2）——進(jìn)度計(jì)劃的執(zhí)行與監(jiān)控 http://www.u1s5d6.cn/newsview532773.html