2020年的疫情讓全國(guó)大范圍遠(yuǎn)程辦公在農(nóng)歷新年后拉開了帷幕。轉(zhuǎn)眼已是陽(yáng)春三月，最早一批復(fù)工者已經(jīng)遠(yuǎn)程辦公一個(gè)月。隨著疫情被有效控制和全國(guó)陸續(xù)復(fù)工復(fù)產(chǎn)，我們不禁要問：遠(yuǎn)程辦公在未來是不是新常態(tài)？疫情期間的遠(yuǎn)程辦公又給我們帶來哪些經(jīng)驗(yàn)供大家今后借鑒？

數(shù)據(jù)來源：安永《2020中國(guó)市場(chǎng)人力資源管理趨勢(shì)調(diào)研報(bào)告》；調(diào)研樣本209家企業(yè)，涵蓋14大行業(yè)。

注：彈性辦公包括輪流坐班、錯(cuò)峰上下班、錯(cuò)峰午餐等

我們觀察到遠(yuǎn)程辦公是絕大多數(shù)企業(yè)保證穩(wěn)步有序復(fù)工復(fù)產(chǎn)選擇的方式，包括持續(xù)遠(yuǎn)程辦公和間隔到崗的彈性辦公。那么經(jīng)過一個(gè)月的遠(yuǎn)程辦公，大家對(duì)遠(yuǎn)程辦公給團(tuán)隊(duì)帶來的三大挑戰(zhàn)也一定有所體會(huì)：

破題一：如何提升團(tuán)隊(duì)信任

團(tuán)隊(duì)信任的構(gòu)建是多層次多維度的。近兩年諸多企業(yè)都致力于提升員工滿意度，加大力度構(gòu)建企業(yè)文化。一個(gè)相互信任的團(tuán)隊(duì)往往能有更高的工作效率，因此增進(jìn)團(tuán)隊(duì)互信至關(guān)重要！

團(tuán)隊(duì)信任缺乏的很大一部分原因在于彼此缺乏了解。相比于傳統(tǒng)辦公室文化，遠(yuǎn)程辦公一方面削減了面對(duì)面了解彼此的機(jī)會(huì)，另一方面使得同事關(guān)系更容易止步于“工作關(guān)系”。由于刻板印象的存在，我們?cè)谌狈Ρ舜肆私獾那闆r下會(huì)先入為主地帶入自己對(duì)團(tuán)隊(duì)的片面看法，使工作效率和工作結(jié)果都受到影響，由此而產(chǎn)生的人際裂隙比比皆是。因此，我們鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員在保持適度的人際交往距離的基礎(chǔ)上，增進(jìn)彼此的溝通與了解。

我們觀察到本次疫情期間各大公司都進(jìn)行各種各樣的在線調(diào)研幫助企業(yè)掌握員工的動(dòng)態(tài)，保證復(fù)工復(fù)產(chǎn)。但是，我們發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)的調(diào)研沒有考慮以下問題：

1.員工是否獨(dú)居

獨(dú)居員工一旦被新型冠狀病毒感染可能會(huì)出現(xiàn)呼吸急促、全身乏力等癥狀，很有可能不便于立即就醫(yī)。同時(shí)獨(dú)自隔離造成的生活不便也無法保證遠(yuǎn)程辦公的效率，尤其是員工平均年齡較低的行業(yè)，獨(dú)居人士比例相對(duì)較高。出于對(duì)員工身心健康安全的考慮，公司相關(guān)部門可以針對(duì)該類人群采取相關(guān)舉措進(jìn)一步管理。

2.員工是否需要照料家人

伴隨二孩政策的落地，很多員工選擇生二孩。如果在家辦公，有年紀(jì)較小孩子的員工在工作效率上可能會(huì)有一定影響。團(tuán)隊(duì)此時(shí)應(yīng)該在工作安排、預(yù)期結(jié)果等方面給予及時(shí)調(diào)整。

我們認(rèn)為在特殊時(shí)期，公司對(duì)于員工的管理需要下沉至各個(gè)團(tuán)隊(duì)。對(duì)于員工多樣化的管理有助于團(tuán)隊(duì)信任的建立。人心定，穩(wěn)復(fù)工。

破題二：如何提升溝通效率

我們常常對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)議模式投以抱怨，不是會(huì)議效率不高就是太過頻繁。令人遺憾的是，遠(yuǎn)程辦公同樣存在這些弊端。我們認(rèn)為是時(shí)候行動(dòng)起來改變您的溝通方式了！

?如何提升會(huì)議質(zhì)量？

我們認(rèn)為遠(yuǎn)程辦公對(duì)每一個(gè)人的溝通技巧提出了更高的要求。我們常常陷入誤區(qū)認(rèn)為口若懸河就是善于溝通。很多情況下，看似滔滔不絕的演講往往避重就輕，答非所問。我們認(rèn)為有效的溝通應(yīng)該是在最短的時(shí)間內(nèi)清晰地表達(dá)重要內(nèi)容。現(xiàn)實(shí)中，我們卻總會(huì)按照自己習(xí)慣的風(fēng)格和節(jié)奏各抒己見，甚至漫無重點(diǎn)地發(fā)散話題。這種方式效率較低的原因在于絕大多數(shù)人并不能長(zhǎng)期保持注意力，且每個(gè)人對(duì)于重點(diǎn)內(nèi)容提取的能力有差異。

與此同時(shí)，技術(shù)問題在遠(yuǎn)程會(huì)議中也需要考慮，例如電話會(huì)議掉線、無法鏈接視頻會(huì)議、背景嘈雜等各種情況。我們建議遠(yuǎn)程會(huì)議應(yīng)優(yōu)先分享最重要的信息，尤其當(dāng)團(tuán)隊(duì)同時(shí)在線時(shí)，以免后期出現(xiàn)技術(shù)問題影響信息傳達(dá)，甚至造成會(huì)議拖沓。

我們建議當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己分心的時(shí)候，是時(shí)候反省自己和團(tuán)隊(duì)的溝通方式了！

?如何減少會(huì)議數(shù)量？

除改善溝通技巧外，會(huì)議數(shù)量的瘦身也勢(shì)在必行。造成文山會(huì)海且效率低下的原因除了與會(huì)者并未采取上文提及的合理溝通技巧外，很多會(huì)議組織者不能有的放矢地組織會(huì)議也是另一個(gè)重要原因。由此，我們就被迫逐漸陷入了“假忙”的狀態(tài)。

我們建議會(huì)議組織者首先需要確定會(huì)議的目的以及會(huì)議的必要性，并且確定會(huì)議的目標(biāo)。如果這些沒有明確答案，那么很有可能這不是一個(gè)必要的會(huì)議。我們認(rèn)為每周一次例會(huì)作為最為常見的一種會(huì)議形式是了解工作任務(wù)分配、增進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員互相了解、提升團(tuán)隊(duì)信任度的有效形式。但是每日例會(huì)則需要考慮工作性質(zhì)、行業(yè)屬性等因素，并不適用于所有的企業(yè)或者團(tuán)隊(duì)。

我們一般認(rèn)為會(huì)議相比于一對(duì)一溝通會(huì)更加有效率。但是如果會(huì)議質(zhì)量不高，會(huì)議數(shù)量過多反而適得其反。想要會(huì)議更加有效果，還需要注意以下幾點(diǎn)：

1.制定會(huì)議議程

會(huì)議議程可以有效幫助控制會(huì)議時(shí)間，同時(shí)進(jìn)一步確定會(huì)議的重點(diǎn)。把那些最重要的事項(xiàng)放在會(huì)議最開始、大家都有精力的時(shí)候進(jìn)行。除此以外，由于技術(shù)問題（如音頻、網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備電源等）會(huì)時(shí)不時(shí)出現(xiàn)，遠(yuǎn)程會(huì)議也不建議時(shí)間太長(zhǎng)。

2.直接將任務(wù)分配給相關(guān)的員工

很多時(shí)候管理者喜歡將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)，但團(tuán)隊(duì)成員和責(zé)任人也必須同時(shí)明確。否則，很容易造成工作失去抓手，或各自作壁上觀，從而影響工作進(jìn)度。我們建議團(tuán)隊(duì)管理者用更加直接的語(yǔ)言直接將工作任務(wù)分配給相關(guān)團(tuán)隊(duì)成員；如果是團(tuán)隊(duì)任務(wù)，一定要指明主要負(fù)責(zé)人。管理者在相關(guān)任務(wù)指派時(shí)盡量用“你”而不是“你們”來明確工作任務(wù)。同時(shí)請(qǐng)注意將任務(wù)用盡量簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言盡快說完，因?yàn)橐苍S隨時(shí)就會(huì)出現(xiàn)技術(shù)問題。

3.明確工作的最后期限

沒有最后期限的工作任務(wù)是無效的，畢竟我們每一個(gè)人都有惰性。管理者一定需要明確工作任務(wù)的最后期限，越詳細(xì)越好，最好能夠精確到幾月幾日幾點(diǎn)希望看到什么樣的工作產(chǎn)出。同時(shí)管理者需要設(shè)定比較合理的最后期限，對(duì)于較難、非常重要的工作任務(wù)，或者對(duì)員工的工作產(chǎn)出不太確定時(shí)，最后期限可以考慮分步設(shè)置。通過分步設(shè)定工作期限了解工作進(jìn)度，如工作結(jié)果出現(xiàn)偏差也能及時(shí)糾正，敏捷調(diào)整。

破題三：如何應(yīng)對(duì)溝通感受？

相比于面對(duì)面溝通，隔著各種通訊工具或者設(shè)備的溝通讓我們的溝通感受受到一定影響。傳統(tǒng)音頻會(huì)議由于缺乏可視化溝通渠道，容易造成“人未動(dòng)，心已遠(yuǎn)”的情況，進(jìn)而會(huì)議效果會(huì)大打折扣。而視頻會(huì)議有攝像頭的參與會(huì)讓參會(huì)者有一種“攝像頭緊張感”，從而保持精神不太松懈。同時(shí)視頻會(huì)議可以觀察參會(huì)者的臉部表情，了解會(huì)議信息傳遞的效果。對(duì)于管理者來說可以更好地觀察團(tuán)隊(duì)成員的狀態(tài)，同時(shí)對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員也有一種跟正常會(huì)議一樣的見面感。因此，我們建議在條件允許情況下采用視頻會(huì)議作為遠(yuǎn)程會(huì)議的首選形式。

除了會(huì)議外，周報(bào)/月報(bào)往往是很多團(tuán)隊(duì)跟蹤工作進(jìn)度、保持溝通的方式。我們認(rèn)為工作進(jìn)度落在紙面的確便于追蹤，但切忌把寫周報(bào)變成“寫論文”大賽或者只是走形式地抄送所有人。我們更加建議將遠(yuǎn)程會(huì)議的重要內(nèi)容進(jìn)行摘要總結(jié)并及時(shí)發(fā)給需要參會(huì)人員。我們不難發(fā)現(xiàn)，很多員工對(duì)口頭任務(wù)不敏感，經(jīng)常容易遺忘甚至不認(rèn)為這是工作任務(wù)。落在紙面上讓工作任務(wù)更加清晰，更加正式，同時(shí)便于之后的工作進(jìn)度追蹤。

結(jié)語(yǔ)

本次遠(yuǎn)程辦公對(duì)我們帶來的挑戰(zhàn)其實(shí)只是對(duì)企業(yè)文化和員工賦能發(fā)展方面的一小部分折射。我們認(rèn)為人才是任何企業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展的基石。如何讓人才更好地發(fā)揮潛能是我們長(zhǎng)期關(guān)注的話題。安永人力資本咨詢服務(wù)團(tuán)隊(duì)愿成為企業(yè)成長(zhǎng)中的戰(zhàn)略伙伴，幫助提升企業(yè)鞏固人才基石，落實(shí)以人為本。熱誠(chéng)歡迎與我們專業(yè)的團(tuán)隊(duì)就企業(yè)文化、領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展、員工賦能培訓(xùn)等人才相關(guān)方面溝通交流。

本文作者：俞丹寧，路新

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