2020年的疫情讓全國大范圍遠程辦公在農歷新年后拉開了帷幕。轉眼已是陽春三月，最早一批復工者已經遠程辦公一個月。隨著疫情被有效控制和全國陸續(xù)復工復產，我們不禁要問：遠程辦公在未來是不是新常態(tài)？疫情期間的遠程辦公又給我們帶來哪些經驗供大家今后借鑒？

數(shù)據(jù)來源：安永《2020中國市場人力資源管理趨勢調研報告》；調研樣本209家企業(yè)，涵蓋14大行業(yè)。

注：彈性辦公包括輪流坐班、錯峰上下班、錯峰午餐等

我們觀察到遠程辦公是絕大多數(shù)企業(yè)保證穩(wěn)步有序復工復產選擇的方式，包括持續(xù)遠程辦公和間隔到崗的彈性辦公。那么經過一個月的遠程辦公，大家對遠程辦公給團隊帶來的三大挑戰(zhàn)也一定有所體會：

破題一：如何提升團隊信任

團隊信任的構建是多層次多維度的。近兩年諸多企業(yè)都致力于提升員工滿意度，加大力度構建企業(yè)文化。一個相互信任的團隊往往能有更高的工作效率，因此增進團隊互信至關重要！

團隊信任缺乏的很大一部分原因在于彼此缺乏了解。相比于傳統(tǒng)辦公室文化，遠程辦公一方面削減了面對面了解彼此的機會，另一方面使得同事關系更容易止步于“工作關系”。由于刻板印象的存在，我們在缺乏彼此了解的情況下會先入為主地帶入自己對團隊的片面看法，使工作效率和工作結果都受到影響，由此而產生的人際裂隙比比皆是。因此，我們鼓勵團隊成員在保持適度的人際交往距離的基礎上，增進彼此的溝通與了解。

我們觀察到本次疫情期間各大公司都進行各種各樣的在線調研幫助企業(yè)掌握員工的動態(tài)，保證復工復產。但是，我們發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)的調研沒有考慮以下問題：

1.員工是否獨居

獨居員工一旦被新型冠狀病毒感染可能會出現(xiàn)呼吸急促、全身乏力等癥狀，很有可能不便于立即就醫(yī)。同時獨自隔離造成的生活不便也無法保證遠程辦公的效率，尤其是員工平均年齡較低的行業(yè)，獨居人士比例相對較高。出于對員工身心健康安全的考慮，公司相關部門可以針對該類人群采取相關舉措進一步管理。

2.員工是否需要照料家人

伴隨二孩政策的落地，很多員工選擇生二孩。如果在家辦公，有年紀較小孩子的員工在工作效率上可能會有一定影響。團隊此時應該在工作安排、預期結果等方面給予及時調整。

我們認為在特殊時期，公司對于員工的管理需要下沉至各個團隊。對于員工多樣化的管理有助于團隊信任的建立。人心定，穩(wěn)復工。

破題二：如何提升溝通效率

我們常常對傳統(tǒng)的會議模式投以抱怨，不是會議效率不高就是太過頻繁。令人遺憾的是，遠程辦公同樣存在這些弊端。我們認為是時候行動起來改變您的溝通方式了！

?如何提升會議質量？

我們認為遠程辦公對每一個人的溝通技巧提出了更高的要求。我們常常陷入誤區(qū)認為口若懸河就是善于溝通。很多情況下，看似滔滔不絕的演講往往避重就輕，答非所問。我們認為有效的溝通應該是在最短的時間內清晰地表達重要內容。現(xiàn)實中，我們卻總會按照自己習慣的風格和節(jié)奏各抒己見，甚至漫無重點地發(fā)散話題。這種方式效率較低的原因在于絕大多數(shù)人并不能長期保持注意力，且每個人對于重點內容提取的能力有差異。

與此同時，技術問題在遠程會議中也需要考慮，例如電話會議掉線、無法鏈接視頻會議、背景嘈雜等各種情況。我們建議遠程會議應優(yōu)先分享最重要的信息，尤其當團隊同時在線時，以免后期出現(xiàn)技術問題影響信息傳達，甚至造成會議拖沓。

我們建議當你發(fā)現(xiàn)自己分心的時候，是時候反省自己和團隊的溝通方式了！

?如何減少會議數(shù)量？

除改善溝通技巧外，會議數(shù)量的瘦身也勢在必行。造成文山會海且效率低下的原因除了與會者并未采取上文提及的合理溝通技巧外，很多會議組織者不能有的放矢地組織會議也是另一個重要原因。由此，我們就被迫逐漸陷入了“假忙”的狀態(tài)。

我們建議會議組織者首先需要確定會議的目的以及會議的必要性，并且確定會議的目標。如果這些沒有明確答案，那么很有可能這不是一個必要的會議。我們認為每周一次例會作為最為常見的一種會議形式是了解工作任務分配、增進團隊成員互相了解、提升團隊信任度的有效形式。但是每日例會則需要考慮工作性質、行業(yè)屬性等因素，并不適用于所有的企業(yè)或者團隊。

我們一般認為會議相比于一對一溝通會更加有效率。但是如果會議質量不高，會議數(shù)量過多反而適得其反。想要會議更加有效果，還需要注意以下幾點：

1.制定會議議程

會議議程可以有效幫助控制會議時間，同時進一步確定會議的重點。把那些最重要的事項放在會議最開始、大家都有精力的時候進行。除此以外，由于技術問題（如音頻、網絡、設備電源等）會時不時出現(xiàn)，遠程會議也不建議時間太長。

2.直接將任務分配給相關的員工

很多時候管理者喜歡將任務分配給團隊，但團隊成員和責任人也必須同時明確。否則，很容易造成工作失去抓手，或各自作壁上觀，從而影響工作進度。我們建議團隊管理者用更加直接的語言直接將工作任務分配給相關團隊成員；如果是團隊任務，一定要指明主要負責人。管理者在相關任務指派時盡量用“你”而不是“你們”來明確工作任務。同時請注意將任務用盡量簡潔的語言盡快說完，因為也許隨時就會出現(xiàn)技術問題。

3.明確工作的最后期限

沒有最后期限的工作任務是無效的，畢竟我們每一個人都有惰性。管理者一定需要明確工作任務的最后期限，越詳細越好，最好能夠精確到幾月幾日幾點希望看到什么樣的工作產出。同時管理者需要設定比較合理的最后期限，對于較難、非常重要的工作任務，或者對員工的工作產出不太確定時，最后期限可以考慮分步設置。通過分步設定工作期限了解工作進度，如工作結果出現(xiàn)偏差也能及時糾正，敏捷調整。

破題三：如何應對溝通感受？

相比于面對面溝通，隔著各種通訊工具或者設備的溝通讓我們的溝通感受受到一定影響。傳統(tǒng)音頻會議由于缺乏可視化溝通渠道，容易造成“人未動，心已遠”的情況，進而會議效果會大打折扣。而視頻會議有攝像頭的參與會讓參會者有一種“攝像頭緊張感”，從而保持精神不太松懈。同時視頻會議可以觀察參會者的臉部表情，了解會議信息傳遞的效果。對于管理者來說可以更好地觀察團隊成員的狀態(tài)，同時對于團隊成員也有一種跟正常會議一樣的見面感。因此，我們建議在條件允許情況下采用視頻會議作為遠程會議的首選形式。

除了會議外，周報/月報往往是很多團隊跟蹤工作進度、保持溝通的方式。我們認為工作進度落在紙面的確便于追蹤，但切忌把寫周報變成“寫論文”大賽或者只是走形式地抄送所有人。我們更加建議將遠程會議的重要內容進行摘要總結并及時發(fā)給需要參會人員。我們不難發(fā)現(xiàn)，很多員工對口頭任務不敏感，經常容易遺忘甚至不認為這是工作任務。落在紙面上讓工作任務更加清晰，更加正式，同時便于之后的工作進度追蹤。

結語

本次遠程辦公對我們帶來的挑戰(zhàn)其實只是對企業(yè)文化和員工賦能發(fā)展方面的一小部分折射。我們認為人才是任何企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展的基石。如何讓人才更好地發(fā)揮潛能是我們長期關注的話題。安永人力資本咨詢服務團隊愿成為企業(yè)成長中的戰(zhàn)略伙伴，幫助提升企業(yè)鞏固人才基石，落實以人為本。熱誠歡迎與我們專業(yè)的團隊就企業(yè)文化、領導力發(fā)展、員工賦能培訓等人才相關方面溝通交流。

本文作者：俞丹寧，路新

安永人力資本業(yè)務介紹

歡迎聯(lián)系我們。

本文中的觀點僅代表作者的個人觀點，并不一定反映安永全球機構或其成員機構的觀點。返回搜狐，查看更多

責任編輯：