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1、1,辦公室環(huán)境管理,2,小案例:,有意思的辦公室 美國一家家具公司，利用先進(jìn)的燈光技術(shù)制造了虛擬加州海灘氛圍的工作環(huán)境，工作人員可以穿著海灘短褲、T恤上班，享受100%的新鮮空氣和自然光。 有趣的是，根據(jù)美國商業(yè)周刊報道，這家公司的生產(chǎn)率因此提高了15%，其中，有8位被挖角跳槽的員工，在離職兩星期后自動回來報到，原因是他們“無法忍受其他單位晦暗的工作環(huán)境”。,3,第一節(jié) 辦公室的布局 第二節(jié) 辦公室的安全管理 第三節(jié) 辦公室的維護(hù)與美化,4,第一節(jié) 辦公室的布局,5,任務(wù)一 合理布置辦公室,6,任 務(wù) 導(dǎo) 入,天地公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產(chǎn)電器產(chǎn)品，公司資產(chǎn)雄厚，員工近2000人高科技人

2、員和高層管理人員云集。最近幾年，公司業(yè)務(wù)不斷拓展，公司總經(jīng)理張偉決定在濱江市投資創(chuàng)辦一家分公司，分公司將設(shè)立一些相關(guān)部門。在辦公室布局設(shè)計(jì)和管理時，秘書高山應(yīng)提出哪些合理的建議。,7,任 務(wù) 分 析,辦公室是一個組織開展經(jīng)營活動所必需的，是一種必須支付的資源，費(fèi)用通常是按平方來計(jì)算的?？臻g越大，費(fèi)用越高。如何在有限的空間中獲取組織的最大效益，是一個組織的領(lǐng)導(dǎo)必然會考慮的，作為秘書高山在這一點(diǎn)上必須或協(xié)助安排布局好辦公室。 要安排和布局好辦公室： 第一，明確公司部門。 第二，考察分析各部門工作內(nèi)容與性質(zhì) 第三，了解工作人員人數(shù)及流動頻率 第四，考察各部門的辦公設(shè)備及家具數(shù)量,8,（一）辦公室布置

3、原則,9,公司機(jī)構(gòu),10,11,（二）辦公室空間大小考慮,每個人的辦公空間領(lǐng)導(dǎo)10-40平方米不等； 大者3-10平方米； 普通者1.5-8平方米。,12,（三）辦公室布局方式的考慮,開放式,封閉式,混合式,13,這是哪種布局呢？,14,開放式布局 將一個大工作間“切分”成多個相對獨(dú)立的工作單元 把組織內(nèi)部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開展工作。,15,封閉式布局 封閉式布局是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門獨(dú)立安排在一個個小房間內(nèi)，組成一個個小辦公室。,16,17,18,開放式布局,封閉式布局,缺點(diǎn),優(yōu)點(diǎn),靈活應(yīng)變，工作位置隨需要調(diào)整 節(jié)省面積和門、墻

4、等，節(jié)省費(fèi)用，能容納更多的員工 易于溝通，便于交流 易受監(jiān)督，員工的行動易得到上司的督察 容易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備,難保機(jī)密 難集中注意力，員工易受電話、人員走動等干擾 房間易有噪音，如說話聲、打電話和操作設(shè)備聲影響他人 員工難于找到屬于自己的私人空間,易于集中注意力，便于從事細(xì)致活專業(yè)工作 易于保證工作的機(jī)密性 比較安全、可以鎖門 易于保證隱私，明確辦公空間與自己使用的空間,費(fèi)用高，門、窗等占用空間 難于監(jiān)督工作人員的活動 難于交流、員工被分隔開，易感覺孤獨(dú),19,開放式辦公不利健康,前不久，美國康奈爾大學(xué)環(huán)境分析學(xué)教授加里埃文斯以及研究人員隨機(jī)安排40個女性文秘到安靜的辦公室或有輕微噪

5、音的開放式辦公室工作3小時。 結(jié)果發(fā)現(xiàn)，那些在有噪音的或嘈雜的辦公室工作的人體內(nèi)腎上腺素水平非常高(腎上腺素水平過高，患心臟病的危險性便增大)。這說明她們感到了很大的壓力。 而醫(yī)學(xué)科學(xué)證明，精神和心理壓力大的人，容易引起大腦皮質(zhì)功能紊亂及植物神經(jīng)功能失調(diào)等，從而導(dǎo)致心率加快及心肌耗氧量增加。同時，還可促使血小板聚集，血液黏稠度增加，導(dǎo)致血脂增高，易促使冠心病形成。,20,開放式辦公室辦公注意問題,處于開放式辦公的人們。如果無法改變自己的工作環(huán)境，就要經(jīng)常從座位上起身短暫休息。這不僅能夠緩解壓力，保護(hù)自己的心臟，還被證明能夠提高工作效率。 其次，積極調(diào)整心態(tài)，努力緩解心理壓力。 再次，注意開放式

6、辦公室的空氣流通，經(jīng)常進(jìn)行必要的消毒。,21,混合式布局,22,23,（四）辦公場所的整體安排,24,（1）辦公桌椅,辦公桌椅的樣式、規(guī)格和顏色要與辦公室內(nèi)的裝飾相協(xié)調(diào)。其款式多采用多平面轉(zhuǎn)角平臺。 人坐在中間，右下方設(shè)置抽屜組合，左上方放置電腦，以適合使用電腦和讀寫等多種要求。有條件的可采用自動升降的辦公椅，以適應(yīng)工作人員的身體高度，方便工作。,25,辦公桌椅向陽擺放，光線從左側(cè)方向來，以合乎用眼衛(wèi)生； 物品擺放遵循兩個原則：方便、固定 方便：如習(xí)慣右手寫作，電話就在左邊合適 固定：常用物品用完后要求放回原處 電腦最好在桌面左邊，電腦屏幕背面不要朝著有人的地方（輻射最強(qiáng)）,26,27,辦公桌

7、折射你的職場個性,28,A、整齊干凈的辦公桌 這種辦公桌相當(dāng)?shù)母蓛?、整齊，任何的東西都被安排得井井有條，這樣辦公桌的主人通常會得到這樣的贊賞：“我要是像你這樣就好了”。,29,B、雜亂無章的辦公桌 這種辦公桌給人的第一印象是忙亂，通過辦公桌我們可以想象它的主人一定在疲于應(yīng)付。面對這樣桌子的主人，我們常會說：“別太辛苦了，多注意休息！” 職場個性中的優(yōu)勢：要知道這樣的主人也并非是一無是處的。他們可能是很靈活和開放的，有時還會顯得很善于口頭表達(dá)及策劃一些短期的項(xiàng)目，特別是對于處理危機(jī)事件，他們可能會顯得很有一套。追求自由和追求實(shí)際行動是他們個性的一大體現(xiàn)。 職場個性中的盲點(diǎn)：忙亂的一個結(jié)局就是經(jīng)常

8、受困于“小麻煩”，而由于很多事情都需要清理頭緒，所以有時做事會顯得遲疑不決，這類人有時會給人一種“享受主義，及時行樂”的不良印象。 建議：不要眼睛只盯著眼前，要有長遠(yuǎn)的目標(biāo)，學(xué)會把短期利益和長期的獲益結(jié)合在一起。,30,31,C、雜亂卻有序的辦公桌 這類辦公桌上雖然東西很多，但是牽扯到工作方面的文件卻不可思議地整齊。各種文檔分門別類，排列非常合理而且具有邏輯性。面對這樣桌子的主人，我們常會說：“你們別要求太高了。” 職場個性中的優(yōu)勢： 對優(yōu)秀的追求是這類人的最大特點(diǎn)，他們常能敏銳地看到自己或別人的缺點(diǎn)，并急于指出改正。他們欣賞有能力的人，但又會挑戰(zhàn)權(quán)威并且總是在迎接更高的挑戰(zhàn)。 職場個性中的盲

9、點(diǎn)：在不斷進(jìn)取的過程中，因?yàn)槟闾珒?yōu)秀了，別人對你容易產(chǎn)生距離感。你的這種工作熱情可能在無意間傷害到周圍的人們，他們雖然把你當(dāng)成目標(biāo)和偶像，但是卻不敢過于親近。 建議：避免眼睛只盯著戰(zhàn)略和大局，對自己對別人都更寬容一些，主動和周圍的人多交流，讓周圍的人理解你和你一起激發(fā)出工作熱情。,32,33,D、洋溢個性的辦公桌 桌子上充滿了可以代表你個性的物件：如你的照片、可以代表你品位的擺設(shè)、甚至是自己的作品。這張桌子就是你個性延伸，是你個性得以展現(xiàn)的道具。所有的一切都表明，這是你的桌子，決非張三或者李四的。 職場個性中的優(yōu)勢：他們看重與人和睦相處，深受大家的喜愛并且表現(xiàn)出是個熱忱的理想主義者。他們不會在

10、意獲得了多少實(shí)際收益，但是會很在乎自己多大程度上受到了青睞，為此，他們總是表現(xiàn)得充滿熱情和活力。 職場個性中的盲點(diǎn)：熱情中夾雜的敏感常常使他們受到不必要的傷害。一旦熱情退卻，他們也會“冷”得很快，而迅速失去了動力。 建議：嘗試著不要總是情緒化的處理許多事務(wù)，學(xué)會在該給出批評的時候及時地給出批評。,34,35,想一想,1、空氣殺手； 2、光線殺手； 3、聲音殺手； 4、空間殺手； 5、設(shè)備殺手； 6、文件殺手； 7、職能殺手。,辦公室的效率殺手有哪些？,36,（五）辦公硬環(huán)境的建設(shè),（1）空氣環(huán)境 A、溫度環(huán)境 B、濕度環(huán)境 C、清潔度環(huán)境 D、速度,40%60%之間,2028，1518人的思維

11、敏捷，記憶力最強(qiáng)，工作效率最高,注意通風(fēng),37,（2）光線環(huán)境 A、以自然光源為主，桌面避免陽光直射，辦公桌不靠近桌面，必須靠近時，要用淺顏色窗簾進(jìn)行調(diào)整 B、光線不足時要用人工光源輔助,38,除自然光外，辦公室的光源布置應(yīng)自然均勻而且柔和明亮。一般來說，在寫字時，光源應(yīng)來自左方；而打字時，光源最好來自兩方，總之，以面前不出現(xiàn)任何陰影妨礙視線為宜。會議室宜采用能集中與會人員的注意力和保持討論態(tài)度的高光亮度。在通道內(nèi)則宜采用使人感覺到平靜的暗光。,（2）辦公室的光線,39,普通辦公室,天花板宜用白色，墻壁顏色注意相互調(diào)和,（3）顏色,會議室,以淺色與中性的顏色為佳，黃色或赤色,會客室,以歡愉的、

12、中性的顏色為佳黃色,走廊,宜用明亮的顏色，因其缺少自然光線,休息室,休息室宜用藍(lán)色和淡紅色（男、女之分）,私人辦公室,視主人偏好而定,40,（4）辦公設(shè)備及用品,碳粉有毒，復(fù)印機(jī)宜放在通風(fēng)良好的窗邊，且盡量稍微遠(yuǎn)離辦公桌。電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)掃描儀、投影儀、數(shù)碼文件中心等辦公設(shè)備宜集中放在一個區(qū)域，便于電源接線和維護(hù)管理。 傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)最好放在通風(fēng)處，離人3米以外,41,42,裝設(shè)充足的電源插座,常用設(shè)備與檔案置于使用者附近,43,44,45,練習(xí)：辦公室布局,案例,辦公室面積 ：14平方米 辦公人員：主管1名 秘書1名 下屬3名 辦公設(shè)備：茶幾； 公用電腦； 5張辦公桌,46,方案

13、一,門,電腦,職員,職員,職員,秘書,上司,茶幾,窗戶,47,方案二,門,職員,職員,上司,茶幾,窗戶,秘書,職員,電腦,48,方案三,門,職員,職員,上司,茶幾,窗戶,職員,秘書,電腦,49,方案四,門,電腦,窗戶,茶幾,職員,職員,職員,秘書,上司,50,方案一：80分,門,電腦,職員,職員,職員,秘書,上司,茶幾,窗戶,錯誤一：影響照明 錯誤二：公用通道較小，但不會影響其他人工作,51,方案二：60分,門,職員,職員,上司,茶幾,窗戶,秘 書,職 員,電腦,錯誤一：公用通道與私人空間交叉 錯誤二：接待空間在辦公室盡頭 錯誤三：秘書與上司距離較遠(yuǎn),52,方案三：70分,門,職員,職員,上司

14、,茶幾,窗戶,職員,秘書,電腦,錯誤一：公共通道過長，使用電腦不方便 錯誤二：茶幾放得過遠(yuǎn)，主管失去接待功能,53,方案四：100分,門,電腦,窗戶,茶幾,職員,職員,職員,秘書,上司,優(yōu)點(diǎn)一：充分利用有陽光的窗口位置 優(yōu)點(diǎn)二：私人空間和公共空間交叉較少 優(yōu)點(diǎn)三：主管與秘書溝通方便 優(yōu)點(diǎn)四：減少訪客對他人的干擾,54,方案四：100分,門,窗戶,秘書,55,作業(yè)： 方圓公司新搬到一座辦公樓，秘書小韓要選擇、布置總經(jīng)理辦公室和秘書辦公室，她要從以下幾方面進(jìn)行布置。 1、選擇總經(jīng)理辦公室和秘書辦公室的位置、朝向。 2、總經(jīng)理辦公室室內(nèi)環(huán)境：需要哪些辦公設(shè)備、會客用品？如何擺放，窗簾的顏色、材質(zhì)選擇；光線、空氣如何優(yōu)化？。 3、秘書辦公室室內(nèi)布局：（面積、辦公設(shè)備、視覺環(huán)境要求） 請為秘書小韓做出設(shè)計(jì),

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